Her gün kaç adet e-posta alıp gönderiyorsunuz? Hiç hesapladınız mı? Oldukça yoğun diyebilir misiniz? Peki ne kadar zaman harcıyorsunuz? Hiç düşünmemiş ve hesaplamayanlar için kabaca buradan yanıtını verelim. Eğer masa başı bir işiniz varsa çalışma haftanın yaklaşık yüzde 28’ini e-postalara harcıyorsunuz. Bu da haftada 11 saatten fazla ediyor.
E-postalar, iş üretkenliklerinde başarılı bir araç olmak birlikte, çoğu insan için daha önemli işlerin yapılmasını önleyen de ciddi bir dikkat dağıtıcıdır. Gene kabaca hesaplamalara göre; bir görev üzerinde çalışırken gelen kutunuzu kontrol etmek için ne zaman ki çalışmayı bıraksanız, tekrar çalışmaya başlamanız 23 dakikanızı alacaktır.
Bir posta bildirimi aldığınızda içgüdüsel olarak bir e-postayı açan bir kişiyseniz, herhangi bir şeyi nasıl başarırsınız ki? İyi haber, aşağıdaki adımları attığınız takdirde, e-postalar nedeniyle verimliliğinizi öldürmemiş olacaksınız.
1. Sabahları “ilk iş olarak” ve kontrol “saatleri dışında” olduğunuzda, gelen kutunuza bakmaktan sakının.
Sesli uyarıcı kapalı değilse her e-posta gelmeye başlar başlamaz telefonunuza ses uyarısı verir. Ve ona ulaşmak için cazip gelir. Bir bildirim alır almaz iletilerinizi kontrol etmek aynı derecede bağımlılık yaratır – gece geç saatlerde veya tatildeyken bile… Bu süreçteki sorun, başkalarının kendi istek ve çağrılarında olduğunuzu bilmelerine izin vermesidir. Ayrıca, gece ve gündüz sürekli e-posta akışını düşünmenizi sağlar.
Sabahlarınız önceliklerinizi dikkate alarak, gün için liste oluşturarak ve en anlamlı işiniz üzerinde çalışarak geçirilmelidir. Bu, başkalarının talep ve isteklerine odaklanmamanızı da sağlar.
2. Gelen kutunuzu günlük olarak boşaltın.
Her bir e-postayı yanıtlama konusunda stres yaratmanıza gerek yok. Bununla birlikte, PBM yaratıcısı Soner Duray’ın dediği gibi “Sana her gelen mesajı onu mutlaka bir yere işleyin anlamına da gelir.” Bu amaca aşağıdaki yöntemi kullanarak ulaşabilirsiniz.
• Yap. İşlem yapılabilirse ve iki dakikadan az sürerse (ya da en kısa sürede) görevi yapın.
• Delege. Bu, sorumluluklarınızı başkasına vermek anlamına gelmez. Doğru işleri doğru insanlara yönlendirin.
• Ertele. Bu e-posta acil değil, mesaja daha iyi bir zamanda cevap verebilirsin.
• Silin. Önemli olmayan veya bir görev içermeyen e-postalar çöp kutusuna gönderilmelidir.
• Dosya. Mesaj gelecekte ihtiyacınız olacak bilgileri içeriyor mu? Daha sonra başvurabilmeniz için arşivinize ekleyin. PBM seminer öğretisinde master akışı size burada kritik yol gösterici olur.
3. Herkesi iş başında görmeyi bırakın.
Gönderinizinde koyacağınız CC , gereksiz veya ilgisi olmayan cevaplarla gelen kutunuzu bombalanmasını sağlar.
Bu deneyim yüzünden, ekibimin tamamının CC olmamasını ve yalnızca ilgili kişilere e-posta göndermeyi – genellikle ikiden fazla kişiden oluşmadığını – belirtelim. Herkese e-posta göndermeniz ve tüm ekibimin bilmesi gereken bilgiler varsa. Ancak, herkese cevap düğmesini kullanmak yerine bana bireysel olarak yanıtlamalarını isteyebilirsiniz.
Gelecek yazı dizisi;
Verimliliğinizi Öldüren E-postaları kontrol altına almanın yolları – 2
4. E-postanızı gruplar halinde kontrol edin.
5. Personelinizden ve e-posta yönetim araçlarından yararlanın.
6. Kuruluşunuzun e-postaları için yeni bir işletim modeli oluşturun.
7. E-posta kurallarınızı inceleyin.
8. Yanıtlarınızı geciktirin.
9. “Yesterbox” ı deneyin.
Gelecek yazı sosyal ağ takipçilere özel şifreli olarak yayına alınacak. Öğrenmeye hevesli bir profesyonel isen, bizi sosyal ağlarımızdan takip edin.
Mesaj kutusuna yanıt bırakan ve sosyal ağ takipçilerimize şifre bırakılacak. Yeni öğrenme fırsatlarını kaçırmayın
Bilgileri yaşamında yararlı görüyorsan, fikrinizi paylaşın..Paylaşmak güzeldir.