Yazılı olan iş ve kişisel hayatında, dikkatinizi çeken her şeyi yakalayın. Belki bu sizin için bölüm bütçesi, planlanacak bir tatil, ya da sadece değişmesi gerecek yeni araç lastiği veya yeni bir proje ihtiyacı için toplantı hazırlığı olabilir. Zihinde yer alan bu düşüncelerin güvenli bir kaynağa aktarılması gerekir. Tipik bir profesyonel için, zihninizi ” boşaltmak” bir ile altı saat sürebilir. Bu zor gibi görünebilir, ama bu egzersiz her zaman büyük bir odaklanma ve kontrol hissine yol açar.(Biz buna aklın tozunu almak diyoruz.)
Her bir öğenin sizin için ne anlama geldiğini açıklığa kavuşturmanız gerekmekte. İstediğiniz sonuçları (eğer varsa) ve hangi eylemler gerektiğine karar verin. O anda bir eylem gerektirmiyor ve/veya gerçekleştiremiyorsanız basit bir liste yapın. İş bağlamında başka öğeleri koymadan saklamak gerekiyor olursa, sonuçta düşünce basıncından kurtulur ve rahatlarsınız. Bir yerlere kayıt etmeniz sizde kişisel güven duygunuzu artıracaktır. Sadece kompulsif liste yaratırsınız ve aynı sınırları içinde kalırsınız.
İşlerdeki akışa karar vermeye gelince sorulacak soru “sonraki eylem nedir?”. Bir projede düzenlenmesine “sonraki adım” nedir? Bu basit soru ama işi aksaksız/eksiksiz yürütme modelinizi uygulama sırasında kontrolü size verir. Aksi halde listeleriniz sizi rehin alacaktır. İşlerin istenen sonuçlara ulaşması aşamasında, her adımda ve iş hakkında hatırlatacak ve organize olmuş “yapılacaklar listesi” hazırlamanız gerekir. Listeleriniz zaman, mekân ve projeye göre olabilir. Yapılacak işlerinizi bir yerde toplanmasını ve iş için gereken bilginin aynı yerde saklanması sağlayınız..
Düzenli olarak tüm işlerinizi gözden geçirerek, sizlerden beklenen işleri hazırladığınız iş listeleri üzerinde düşünüyor ve en uygun zamanında o işi yapıyor olmanız gerekir. İlerleyen zamanlarda ihtiyaçlarınızda bir değişiklik olsa bile, iş takibi ve bilgisini bir üst listeye taşıyabilirsiniz. Ve devamında işinizi daha ileri gidebilirsiniz. Burada genel ilke, hedefler ve sorumluluklar göz önüne alarak bu kararları vermek olacaktır. İş alanınızda yapılacak işleri ve iş yapma alanı temizlemek için bir iki saatlik, haftalık gözden zamanlarınızı programlayın. Bu zamanlarda gözden kaçırdığınız işleri yakalamak, kişisel hedeflerini, taahhütlerinizi ve faaliyetlerinizin tümünü düzenleyebilir, izleyebilir, tamamlayabilir veya bazılarını başkalarına yansıtabilirsiniz.
Son olarak, en uygun şekilde işte dikkatinizi çeken unsurları yakalamak ve ilgili saklama kaynakları dağıtmaktır. Kişisel verimlilik için, iş tasarımı işleyişinde, davranış ve düşünce süreçleri bu temel yaklaşıma bağlıdır. Genelde bir çok profesyonel günlük yaşantılarında bu bütünü tamamlayacak bilgi veri/iletişimlerini bütün haline getirmek için neredeyse zamanının yarısını bu çaba içerisinde geçiriyor.
Yukarıda sıraladığımız yapısal değişiklikleri ve iş tasarımını kişisel iş hayatına geçiren bir profesyonel, yeni uygulamalarında süreklilik sağladığı andan itibaren, profesyonel iş yaşantılarında yüksek odaklanma gücüyle, başarılı iş kontrolü ile birlikte işlerinde anlamlı sonuçların çıkmaması mümkün değildir. Gelişmiş kontrol hissi, kişinin yeni teknoloji gelişmeleri, kuruluş amaçlarındaki değişimler veya iş yaşantısında dış gerçeklerin getirdiği türbülans etkilerini yönetmesine katkı sağlarken, profesyonel verimliliklerinde kendileri içinde kaynak yaratacaktır.
Kişisel kaynak yaratma ve kontrol duygusu gelişmiş profesyoneller, çalıştıkları örgütlerin insan kaynakları içinde kendi başarılı iş eylemleri, örgüt varoluşlarında yaratıcılıklara dönüşürken, aynı zamanda kişisel çevrelerinde iş yaratıcısı olacaklardır.
Diğer bir deyişle, bilgi karmaşıklığı, sonsuz olasılık, sorun ve çalkantılar içindeki bu yeni dünya düzeninde, kişi ve örgütsel üretkenlikler de daha fazla verimli kalabilmektir.