Bu soru sorduğunda çoğu profesyonel gibi sizde hiç düşünmeden “evet” diyeceğinizi düşünüyoruz.
Bundan beş on yıl öncesi, bir bilgiye ulaşmak veya bir belgeyi göndermek için uzun zaman harcıyor. Bir bilgi veya veriye ulaşmak için evraklar içinde hatta kütüphane yığınları içinde dolaşıp saatler geçirebiliyordunuz. Şimdi ise artık masada iş arkadaşınız olan “arama motorları” ile bilgiye ulaşmak dakikalar içinde yapabiliyorsunuz…
Geçmişe göre hızlandırılmış yeni iş dünyasının gerçekleri daha iyi anlamak için, küçük bir hatırlama bu konuda size yardımcı olur. Bilgisayarınızda şu anda bir elektronik tablo yaratacak yazılım olmadığını hayal edin. Bir tablo hazırlamak için ne kadar çaba sarf ederdiniz. Şu an ise dakika içinde gerçekleştirebilirsiniz. Ancak sorun tek başına tablo oluşturmak değil, düşünmemiz gereken o tabloların içinde hesapları üretecek hesaplamaları yerleştirmek.
Aslında bu soru üzerinde sizleri biraz daha farklı düşünmeye yöneltmek için “Birkaç yıl öncesine göre kendinizi daha verimli ve üretken hissediyor musunuz?” diye sormak isteriz.
Bunun yanıtının ilk soru gibi kocaman bir “Evet” olacağını düşünmüyoruz. Hatta işyeri teknolojilerini ve süreçlerini sürekli iyileştirmek gibi birçok profesyonelin her zamankinden daha az üretken olduğunu düşünüyoruz. Neden mi?
Paradoksal bir yaklaşım olarak görülebilir, ancak günlük yaşantımız ve işimizde kullandığımız birçok araç aslında profesyonel iş üretkenliğimizi zayıflatıyor. Geçmiş zamanlara göre daha hızlı ve rahat bilgiye ulaşma ve gönderim rahatlığımıza rağmen, dünden bugüne değişen en önemli fark daha fazla araç ve veri geliş çeşitliliği ile karşı karşıya olmamız. İş araçları olarak kullandığımız web ortamları, e-posta iletişimi sağlayan bilgisayarlar ve smartphone (akıllı telefonlar) seçeneklerin baş döndürücü gelişimi gerçek üretkenliğimizi ve verimliliğimiz felç edebilecek nedenlere sebep olabiliyor.
Bir yanda hızlı bir iş hayatında gereksinmemiz olan yeni teknolojik araçlara ihtiyacımız var.Ama bir yandan da onların bizleri üretkenlikten uzaklaştırdığı, verimli iş zamanlarımıza ihtiyacımız var.
Kişisel verimlilikler için bu ikilem dışında bir yolu var mı?
Evet, bu yeni iş dünyasında başarılı olmak için yoğunlaşan işlerin yansımaları sırasında net karar verme ve düşünme için kendimize zaman ve mekân sağlamak, ilgi çeken veri ve bilgileri yakalamanın netleştirilmesi ve işlerimizi yaparken bize sabote eden tüm kötü güçleri düzenleyen bir yapı ve kişisel tasarım oluşturmak gerekir.
Bugün günümüz profesyonelleri, gerek çevreden görerek gerekse kendilerince geliştirdiği iş tasarımlarıyla, bilgi ve verilerini hepsini bir araya tutmaya çalışıyor. Ve çoğunlukla kendi zihinlerini, içsel ruh dünyalarını kullanıyorlar. Ancak çoğunlukla zihinlerde yaratılan bu çalışma ortamlarında gezinmek oldukça kötü bir yol. Bu gezintiler sırasındaki bulunulan ortam ve ruh haline göre, belirsiz, dağınık ve örgütlenmemiş düşünceler bir süre sonra yerini hayal kırıklığı ve stres bırakır. Onun ardından takip eden duygu ise kişinin kendine güveni zayıflaması olacaktır.
İş yaşantılarımızda mesleki ayırım olmaksızın tüm profesyonellerin kendi işlerini anlatırken duyduğumuz bir çok yorum var.
• “Ben işimde bunalmış durumdayım. İşlerde her zaman değişiklilik ve istekler var. İstekleri bırakın bu değişiklikleri hayata geçirmek içinde ve yapmak içinse gün içerisinde yeterince vaktim yok. “
• “Benden yaratıcı ve stratejik düşünce talep ediyorlar ama her düşünce ve projeden sonra yeni sorumluluklar var, ama sorumluluk ve donanımları alamıyorum.”
• “İş yaşantımda o kadar çok ve yoğun toplantı var ki, günlük ‘gerçek’ ve halletmem gereken bir işlerimi halledemiyorum.”
• “Gün için acil verilen o kadar iş var ki, her seferinde birikmeye ve büyümeye devam ediyor, çok fazla e-postalar var ve çoğunu okuyamıyorum ve yanıt bile veremiyorum..”
•”İşler o kadar yoğun değişiyor ki. Çoğu zaman bu değişimlerde neden olduğunu ve neyin daha önemli olduğunu karışıyor.”
•”Ben çoğu zaman neyin en önemli olduğunu bilemiyorum. Çoğu zaman gerçek önemli şeylere, yeterli dikkatimi veremiyorum .”
İş yaşantısında gerçek sorunlarını itirafta istekli olanlar için, ortak bir vurucu sonuç ortaya çıkıyor…
“İşler böyle devam edemez.”
Yazının Devamı
İşlerde oluşan bu tür şikayetler, bir kısım görüşe göre, iş yaşantısı kadar eski olduğunu iddia edilebilir. İşler ne kadar verimli olursa olsun, bu homurdanmalar hakkında her zaman olabilir diye düşünenlerde olabilir. Doğrudur, şikayet etme çoğu zaman bu insanın doğasında vardır. Ancak bu şikayetlerin daha yakından inceler ve bakarsanız, şikayetlerin hepsinin o kişinin iş performansı ile örgütsel verimlilikleri arasında anlamlı bir ilişki olduğunu ortaya çıkacaktır.
Tüm profesyonellerin şikayetlerinde oluşan “asıl” temel mesajı,”Kontrolümü kaybediyorum ve kendimi iyi hissetmiyorum.”
Günlük iş yaşantılarında hiç bir zaman bitmeyecek ve ertesi gün için birikmiş “yapılacak işler”, yanıtlanacak e-postalar, toplantı zamanları, yeni gelen işlerde başkaları ile birlikte geliştirmesi gereken konular için şimdiden yapılması gereken hazırlıklar…
Günlük iş yaşantılarında her gün biraz daha biriken ve bir türlü organize olunamayan işler, bugünden yarına ne kadar enerjiniz varsa hepsini şimdiden tüketiyor. Enerjinin azaldığı anlarda ise, işlerin yapılması sırasında alınan kararlar ve kısa amaçlı sonuçlar üzerine işler gerçekleşiyor.
Bugünkü profesyonel dünyada, kişisel üretkenlik artırılması ve verimliliklerin geliştirilmesi sırasında, eksik olan bu kişisel veri ve iletişim yönetimlerin uygulamaları için yeni ve başarılı bir dizisi tasarımlara gereksinmeleri var. Artık çok daha yoğun iş ortamında çalışan profesyonellerin, iş tasarımlarını değiştirmesi ve yeni bir çıkış yolunun bulunması gerekir. Yoksa iş yerinde profesyoneller arasında yaygınlaşan ve büyüyen bir çaresizlik duygusunu karşı karşıya gelmek sürpriz olmaz.
Verimlilik artışları, teknoloji gelişmeler ve seyahat/bilgiye ulaşımda maliyetlerin azalması ile sınırlı değil.
Günümüzde örgütler, verimliliklerini artırma adına ve iş süreçlerinin daha iyi anlaşılması için daha az çaba ile ve kaynakla daha fazla iş çıkarma/başarmak için, kalite, yaratıcılık ve yenilikçilik hakkında daha fazla odaklanmaya çalışıyor. Çalışan memnuniyeti için onları destekleyen, daha rahat ofis alanı ve mesleki ve kişisel gelişimlerini desteklemek amacıyla bir dizi esnek programlar uygulamaya devam ediyor. Bugün, tüm profesyoneller işleri için gerekli seyahat ve iletişimlerindeki yeni olanaklarla daha kolay bir dünyada yaşıyorlar.
Profesyonellerinize verdiğiniz teknolojik desteklerle, örgütünüz daha ileri üstel sıçrama yaşarken, çok daha fazla üretkenlik alıyorsanız. Eğer öyleyse, neden günlük yaşantılarında onların kişisel iş kapasitelerini destekleyerek daha yüksek verimlilik avantajlarını yaşamayasınız ki?
Burada ki anlatımla sadece tek bir profesyonel için verimlilik artışı ifadesinden söz etmiyoruz. Örgütlerin her kademesinde yer alan çalışan tüm profesyonellerinizin tek tek getirebilecekleri genel verimliliğinde söz ediyoruz.
Örgütte yer alan bir profesyonelin kişisel iş alanında verimli sonuçları üretiyor olması, daha yüksek kazanç sağlaması anlamında değildir. Bu aynı zamanda, benzer teknoloji ve ulaşım olanak ve gelişimlerini kullandığı ve çalıştığı her örgüt için söz konusudur. Kişisel verimlilik artışlarının desteklenmesi ile mevcut çalışanla, şu anda aldığınız örgütsel çıktı ve sonuçları daha fazlasını almanız gereklidir.
Örgütlerin verimlilik artışlarındaki genel yaklaşımı, çalışanlarına çok daha fazla görev ve sorumluluk verme eğilimindedir. Günümüzdeki örgüt yönetimleri, çoğu zaman rakiplerinin sahip olduğu aynı araç ve teknolojik olanaklar sahip olmasına rağmen, daha fazla verimli olma düşüncesi yönetimlerini teselli edemez. Bu nedenle, rekabette kendilerine daha fazla avantaj sağlamak amacıyla çalışanlarına daha fazla iş yükü dağıtırlar.
İş yüklerinin dağıtılması sırasında, gereken kararı verirken yükün ne miktarda olacağına karar vermek önemlidir. Ancak iş yükünü dağıtması sırasında bu yükü kaldırabilecek örgüt yapısı ile kişisel iş kapasitesi farklı şeylerdir. Örgüt yönetimleri, dağıtılan ilave iş yüklerini karşılaması için, çalışan profesyonellerin işlerini sürekli iyileştirilmesi ya da geliştirmesi bekler. Ve onların gelişimlerinin desteklenmesi aşamasında daha fazla bilgi ve iş detaylarının verilmesiyle, istenen sonuçların alınacağı düşünülür ve bekler.
Bu yaklaşım, profesyonellerinizin kişisel hayatlarına sorunlarına bir katman daha ekliyor olacaktır. Çalışanlar örgüttün bu karmaşık ve gerçek iş yaşantılarında çok önemli konularda ama verimlilik getirmeyecek detaylar içinde “kendimi bunalmış hissediyorum” duygusunu hissetmelerine neden olacaktır.
Kısaca, işlerini yapma sırasında tüm engelleri aşıp, nasıl verimli bir yol bulurum sorularına verilecek yanıt ise; kişinin tam olarak ne yaptığını bilmesi, doğru işleri yapıyorum hissi, sakin ve odaklanmamış bir kontrol duygusu, neler gerekli olduğu düşünecek yorum gücü yaratarak, işiyle ilgili bağlantı alanları ve bireysel entegrasyonu gerçekleştirecek bir kişisel tasarımdır.
Yeniden tasarlanacak kişisel tasarımlar sırasında bunun nasıl gerçekleşeceği ve hangi alanlarda düzeltmelerinin yapılması gerektiğini nasıl bulabilirsiniz? Tüm karmaşık ve birbirine entegre olmuş hedeflerinize, yön, değer ve arzu edilen sonuçları elde edebilme adına en önemli şeylerden biri, çalışanların kendi özel iş tasarımlarına ve iş yapma tarzlarına odaklanmış olmalarını sağlamaktır.
Ancak İlk başta, ilerdeki yapacakları işleri sırasında en iyi sonuçları üretmek için bilgi akışı ve veri kaynakların yeniden düzenlemek gerektiriyorsa, yeni kişisel tasarım yaratmak ve yaşantıya geçirmelerini sağlamak için “bilinçli yavaşlama” ile belirli bir zaman ve enerji ayırmak gerekecektir. Eğer kişi kendine yeni iş tasarım yaratması sırasındaki yavaşlaması, (buna toparlanma zamanları diyoruz), ileriki işlerinde daha hızlı ve başarılı yapması anlamına gelir.
Profesyonel iş tasarım neden ve ne zaman geçilmelidir?
Günlük iş karışıklığına sebep olan dağınıklık ve daha az önemli işlerle uğraşmayı tercih etmek yerine, bu yeniliğin farkında olan tüm profesyonellerin zamanlaması hakkında “Hemen şimdi “ diyebilmesi gerekir.
Ancak bu his kendiliğinden oluşmaz. Kişinin iş tasarımını değiştirme gereksinimi için yeni bir farkındalık ve odak unsuru yaratmak gerektirecektir. Kişisel iş tasarımlarının oluşturulması sırasında, yeni şeyler öğrenilirken ve bunun sonuçlarının kendileri tarafından derhal görünmeyebilecektir. Ancak, örgüt çalışmaları sırasında, iş yapma davranışları ve iletişim yönetimlerine derhal yansıyacaktır.
Kişisel iş tasarımlarını yaratırken odaklanmayı artırmak ve bilgi/veri kaynakları optimize etmek için bazı yapılar kullanabilirsiniz. İşte sizlere birkaç yol önerisi;
Yazının Devamı
Yazılı olan iş ve kişisel hayatında, dikkatinizi çeken her şeyi yakalayın. Belki bu sizin için bölüm bütçesi, planlanacak bir tatil, ya da sadece değişmesi gerecek yeni araç lastiği veya yeni bir proje ihtiyacı için toplantı hazırlığı olabilir. Zihinde yer alan bu düşüncelerin güvenli bir kaynağa aktarılması gerekir. Tipik bir profesyonel için, zihninizi ” boşaltmak” bir ile altı saat sürebilir. Bu zor gibi görünebilir, ama bu egzersiz her zaman büyük bir odaklanma ve kontrol hissine yol açar.(Biz buna aklın tozunu almak diyoruz.)
Her bir öğenin sizin için ne anlama geldiğini açıklığa kavuşturmanız gerekmekte. İstediğiniz sonuçları (eğer varsa) ve hangi eylemler gerektiğine karar verin. O anda bir eylem gerektirmiyor ve/veya gerçekleştiremiyorsanız basit bir liste yapın. İş bağlamında başka öğeleri koymadan saklamak gerekiyor olursa, sonuçta düşünce basıncından kurtulur ve rahatlarsınız. Bir yerlere kayıt etmeniz sizde kişisel güven duygunuzu artıracaktır. Sadece kompulsif liste yaratırsınız ve aynı sınırları içinde kalırsınız.
İşlerdeki akışa karar vermeye gelince sorulacak soru “sonraki eylem nedir?”. Bir projede düzenlenmesine “sonraki adım” nedir? Bu basit soru ama işi aksaksız/eksiksiz yürütme modelinizi uygulama sırasında kontrolü size verir. Aksi halde listeleriniz sizi rehin alacaktır. İşlerin istenen sonuçlara ulaşması aşamasında, her adımda ve iş hakkında hatırlatacak ve organize olmuş “yapılacaklar listesi” hazırlamanız gerekir. Listeleriniz zaman, mekân ve projeye göre olabilir. Yapılacak işlerinizi bir yerde toplanmasını ve iş için gereken bilginin aynı yerde saklanması sağlayınız..
Düzenli olarak tüm işlerinizi gözden geçirerek, sizlerden beklenen işleri hazırladığınız iş listeleri üzerinde düşünüyor ve en uygun zamanında o işi yapıyor olmanız gerekir. İlerleyen zamanlarda ihtiyaçlarınızda bir değişiklik olsa bile, iş takibi ve bilgisini bir üst listeye taşıyabilirsiniz. Ve devamında işinizi daha ileri gidebilirsiniz. Burada genel ilke, hedefler ve sorumluluklar göz önüne alarak bu kararları vermek olacaktır. İş alanınızda yapılacak işleri ve iş yapma alanı temizlemek için bir iki saatlik, haftalık gözden zamanlarınızı programlayın. Bu zamanlarda gözden kaçırdığınız işleri yakalamak, kişisel hedeflerini, taahhütlerinizi ve faaliyetlerinizin tümünü düzenleyebilir, izleyebilir, tamamlayabilir veya bazılarını başkalarına yansıtabilirsiniz.
Son olarak, en uygun şekilde işte dikkatinizi çeken unsurları yakalamak ve ilgili saklama kaynakları dağıtmaktır. Kişisel verimlilik için, iş tasarımı işleyişinde, davranış ve düşünce süreçleri bu temel yaklaşıma bağlıdır. Genelde bir çok profesyonel günlük yaşantılarında bu bütünü tamamlayacak bilgi veri/iletişimlerini bütün haline getirmek için neredeyse zamanının yarısını bu çaba içerisinde geçiriyor.
Yukarıda sıraladığımız yapısal değişiklikleri ve iş tasarımını kişisel iş hayatına geçiren bir profesyonel, yeni uygulamalarında süreklilik sağladığı andan itibaren, profesyonel iş yaşantılarında yüksek odaklanma gücüyle, başarılı iş kontrolü ile birlikte işlerinde anlamlı sonuçların çıkmaması mümkün değildir. Gelişmiş kontrol hissi, kişinin yeni teknoloji gelişmeleri, kuruluş amaçlarındaki değişimler veya iş yaşantısında dış gerçeklerin getirdiği türbülans etkilerini yönetmesine katkı sağlarken, profesyonel verimliliklerinde kendileri içinde kaynak yaratacaktır.
Kişisel kaynak yaratma ve kontrol duygusu gelişmiş profesyoneller, çalıştıkları örgütlerin insan kaynakları içinde kendi başarılı iş eylemleri, örgüt varoluşlarında yaratıcılıklara dönüşürken, aynı zamanda kişisel çevrelerinde iş yaratıcısı olacaklardır.
Diğer bir deyişle, bilgi karmaşıklığı, sonsuz olasılık, sorun ve çalkantılar içindeki bu yeni dünya düzeninde, kişi ve örgütsel üretkenlikler de daha fazla verimli kalabilmektir.