İşlerde oluşan bu tür şikayetler, bir kısım görüşe göre, iş yaşantısı kadar eski olduğunu iddia edilebilir. İşler ne kadar verimli olursa olsun, bu homurdanmalar hakkında her zaman olabilir diye düşünenlerde olabilir. Doğrudur, şikayet etme çoğu zaman bu insanın doğasında vardır. Ancak bu şikayetlerin daha yakından inceler ve bakarsanız, şikayetlerin hepsinin o kişinin iş performansı ile örgütsel verimlilikleri arasında anlamlı bir ilişki olduğunu ortaya çıkacaktır.
Tüm profesyonellerin şikayetlerinde oluşan “asıl” temel mesajı,”Kontrolümü kaybediyorum ve kendimi iyi hissetmiyorum.”
Günlük iş yaşantılarında hiç bir zaman bitmeyecek ve ertesi gün için birikmiş “yapılacak işler”, yanıtlanacak e-postalar, toplantı zamanları, yeni gelen işlerde başkaları ile birlikte geliştirmesi gereken konular için şimdiden yapılması gereken hazırlıklar…
Günlük iş yaşantılarında her gün biraz daha biriken ve bir türlü organize olunamayan işler, bugünden yarına ne kadar enerjiniz varsa hepsini şimdiden tüketiyor. Enerjinin azaldığı anlarda ise, işlerin yapılması sırasında alınan kararlar ve kısa amaçlı sonuçlar üzerine işler gerçekleşiyor.
Bugünkü profesyonel dünyada, kişisel üretkenlik artırılması ve verimliliklerin geliştirilmesi sırasında, eksik olan bu kişisel veri ve iletişim yönetimlerin uygulamaları için yeni ve başarılı bir dizisi tasarımlara gereksinmeleri var. Artık çok daha yoğun iş ortamında çalışan profesyonellerin, iş tasarımlarını değiştirmesi ve yeni bir çıkış yolunun bulunması gerekir. Yoksa iş yerinde profesyoneller arasında yaygınlaşan ve büyüyen bir çaresizlik duygusunu karşı karşıya gelmek sürpriz olmaz.
Verimlilik artışları, teknoloji gelişmeler ve seyahat/bilgiye ulaşımda maliyetlerin azalması ile sınırlı değil.
Günümüzde örgütler, verimliliklerini artırma adına ve iş süreçlerinin daha iyi anlaşılması için daha az çaba ile ve kaynakla daha fazla iş çıkarma/başarmak için, kalite, yaratıcılık ve yenilikçilik hakkında daha fazla odaklanmaya çalışıyor. Çalışan memnuniyeti için onları destekleyen, daha rahat ofis alanı ve mesleki ve kişisel gelişimlerini desteklemek amacıyla bir dizi esnek programlar uygulamaya devam ediyor. Bugün, tüm profesyoneller işleri için gerekli seyahat ve iletişimlerindeki yeni olanaklarla daha kolay bir dünyada yaşıyorlar.
Profesyonellerinize verdiğiniz teknolojik desteklerle, örgütünüz daha ileri üstel sıçrama yaşarken, çok daha fazla üretkenlik alıyorsanız. Eğer öyleyse, neden günlük yaşantılarında onların kişisel iş kapasitelerini destekleyerek daha yüksek verimlilik avantajlarını yaşamayasınız ki?
Burada ki anlatımla sadece tek bir profesyonel için verimlilik artışı ifadesinden söz etmiyoruz. Örgütlerin her kademesinde yer alan çalışan tüm profesyonellerinizin tek tek getirebilecekleri genel verimliliğinde söz ediyoruz.
Örgütte yer alan bir profesyonelin kişisel iş alanında verimli sonuçları üretiyor olması, daha yüksek kazanç sağlaması anlamında değildir. Bu aynı zamanda, benzer teknoloji ve ulaşım olanak ve gelişimlerini kullandığı ve çalıştığı her örgüt için söz konusudur. Kişisel verimlilik artışlarının desteklenmesi ile mevcut çalışanla, şu anda aldığınız örgütsel çıktı ve sonuçları daha fazlasını almanız gereklidir.
Örgütlerin verimlilik artışlarındaki genel yaklaşımı, çalışanlarına çok daha fazla görev ve sorumluluk verme eğilimindedir. Günümüzdeki örgüt yönetimleri, çoğu zaman rakiplerinin sahip olduğu aynı araç ve teknolojik olanaklar sahip olmasına rağmen, daha fazla verimli olma düşüncesi yönetimlerini teselli edemez. Bu nedenle, rekabette kendilerine daha fazla avantaj sağlamak amacıyla çalışanlarına daha fazla iş yükü dağıtırlar.
İş yüklerinin dağıtılması sırasında, gereken kararı verirken yükün ne miktarda olacağına karar vermek önemlidir. Ancak iş yükünü dağıtması sırasında bu yükü kaldırabilecek örgüt yapısı ile kişisel iş kapasitesi farklı şeylerdir. Örgüt yönetimleri, dağıtılan ilave iş yüklerini karşılaması için, çalışan profesyonellerin işlerini sürekli iyileştirilmesi ya da geliştirmesi bekler. Ve onların gelişimlerinin desteklenmesi aşamasında daha fazla bilgi ve iş detaylarının verilmesiyle, istenen sonuçların alınacağı düşünülür ve bekler.
Bu yaklaşım, profesyonellerinizin kişisel hayatlarına sorunlarına bir katman daha ekliyor olacaktır. Çalışanlar örgüttün bu karmaşık ve gerçek iş yaşantılarında çok önemli konularda ama verimlilik getirmeyecek detaylar içinde “kendimi bunalmış hissediyorum” duygusunu hissetmelerine neden olacaktır.
Kısaca, işlerini yapma sırasında tüm engelleri aşıp, nasıl verimli bir yol bulurum sorularına verilecek yanıt ise; kişinin tam olarak ne yaptığını bilmesi, doğru işleri yapıyorum hissi, sakin ve odaklanmamış bir kontrol duygusu, neler gerekli olduğu düşünecek yorum gücü yaratarak, işiyle ilgili bağlantı alanları ve bireysel entegrasyonu gerçekleştirecek bir kişisel tasarımdır.
Yeniden tasarlanacak kişisel tasarımlar sırasında bunun nasıl gerçekleşeceği ve hangi alanlarda düzeltmelerinin yapılması gerektiğini nasıl bulabilirsiniz? Tüm karmaşık ve birbirine entegre olmuş hedeflerinize, yön, değer ve arzu edilen sonuçları elde edebilme adına en önemli şeylerden biri, çalışanların kendi özel iş tasarımlarına ve iş yapma tarzlarına odaklanmış olmalarını sağlamaktır.
Ancak İlk başta, ilerdeki yapacakları işleri sırasında en iyi sonuçları üretmek için bilgi akışı ve veri kaynakların yeniden düzenlemek gerektiriyorsa, yeni kişisel tasarım yaratmak ve yaşantıya geçirmelerini sağlamak için “bilinçli yavaşlama” ile belirli bir zaman ve enerji ayırmak gerekecektir. Eğer kişi kendine yeni iş tasarım yaratması sırasındaki yavaşlaması, (buna toparlanma zamanları diyoruz), ileriki işlerinde daha hızlı ve başarılı yapması anlamına gelir.
Profesyonel iş tasarım neden ve ne zaman geçilmelidir?
Günlük iş karışıklığına sebep olan dağınıklık ve daha az önemli işlerle uğraşmayı tercih etmek yerine, bu yeniliğin farkında olan tüm profesyonellerin zamanlaması hakkında “Hemen şimdi “ diyebilmesi gerekir.
Ancak bu his kendiliğinden oluşmaz. Kişinin iş tasarımını değiştirme gereksinimi için yeni bir farkındalık ve odak unsuru yaratmak gerektirecektir. Kişisel iş tasarımlarının oluşturulması sırasında, yeni şeyler öğrenilirken ve bunun sonuçlarının kendileri tarafından derhal görünmeyebilecektir. Ancak, örgüt çalışmaları sırasında, iş yapma davranışları ve iletişim yönetimlerine derhal yansıyacaktır.
Kişisel iş tasarımlarını yaratırken odaklanmayı artırmak ve bilgi/veri kaynakları optimize etmek için bazı yapılar kullanabilirsiniz. İşte sizlere birkaç yol önerisi;
Yazının Devamı