İş hayatımız ya da bir iş üzerinde çalışmaya başladığınızda gün içinde, hepimiz bir sürü farklı şapkalar giyiyoruz.. Günlük operasyonlarla birlikte, uzun vadeli stratejiler ,sorumluklar vb. gibi her şeyi konumlandırmak ta gerekiyor. Bu konumlandırma üzerinde çok şeyler ile elde her şey zor gelebilir ve yapılabilir, ancak doğru stratejiler, başarılı yapılacaklar istediklerinizle her görevin üstesinden gelebilirsiniz. İşlerde daha üretken kalmak için kendi ipuçlarımı paylaşmak istedim.
GÜNÜNÜZ İÇİN AMAÇ TANIMLAYIN..
Kendimi her gün verimli tutmak için kendime özel takip rutinlerim var. Her sabah, kendime ‘Bugün, benim amacım … ‘ diyorum ve sonra içini dolduruyorum . O günün gecesinde, ‘Bugün, ben başarılı… oldum’, demek için sabah notumun altına bıraktığım boş satırı dolduruyorum. Bu sabahki hedefimle sonucunu karşılaştırmada beni her zaman nihai hedeflere odaklanmış tutuyor. Bu her gün kendim için belirlediğim amacı takip etmemi sağlıyor. Bunu üniversiteye hazırlanan bir lise öğrenci gibi düşüyorum. Hedef bir üniversite ise her gün o hedefe uygun çalışması gerekir.Hangi derslere nasıl hazırlanmam gerektiği.. Hedef ,Öğrenim,çalışma,disiplinli yaklaşım..
SAATLİK PROGRAM BELİRLEYİN..
İnsanlar gerçekten önemli şeyler için daha az zaman ayırdıklarını, onları yapmakta hep hızlı davrandıklarını düşünüyorum. Çoğu profesyonel insan, bir işin başında ve görevleri ilk sırasında büyük mücadele verme ve önemli olanları koymak eğilimindeler. Ben bir iş için ne kadar zaman ayırmam gerekiyorsa, o iş için harcayacağım bir zaman planı yapıyorum.Bu kendi gelişimlerim içinde geçerli.. Eğer bir kitap için süre ayırmam gerekiyorsa, o anı ayırıyorum. Bu anları tıpkı bir doktor randevusuna gidecekmişim gibi düşünüyorum ve davranıyorum. Ciddiye alıyorum.
HER ŞEYİ YAZIN.
Kağıt üzerinde günlük hedef listelerimi yazarım. Bunu da sabah kahvaltı sırasında yaparım. Bu bana günün sonunda bu listeyi tamamlamak için büyük olasılıkla daha fazla konum ortaya çıkarıyor. Hedef listelerimde yer alan görevleri tamamlayarak ve onları kontrol etmeye konsantre olmak, yol daha fazla ilerleme yaparak, sadece basit bellek tarafından giderek daha .
BEKLENMEDİK İŞLERE ÖNCELİK VERİN..
Günlük işlerde yapılması gereken öncelikler önemlidir. Beklenmeyen işler ve benim kontrolüm dışında bazı şeyler, hemen dikkatimi vermem gerektiren olarak ortaya çıkabilir. Ani çıkan durumlarda, neler ertelenebilir, neyi ertelersem bir sorun çıkarmaz ? Bunu görebilmek için eldeki işlerinizi bir bütün olarak görebiliyor olmam gerekir. Kendi hatırlatıcılarım dışında etkin bir takvim sistemi kullanıyorum. Takvim sistemim sadece bana hatırlatıcı değil aynı zamanda nerede ,ne yapmam gerektiğini de hatırlatan bir referans listesi. Beklenmedik işleri tamamladıktan sonra, normal işlerime döndüğümde aynı zamanda gerekli ayarlamaları da rahatlıkla yapmamı sağlıyor.
E-POSTALARIN SİZİ TÜKETMESİNE İZİN VERMEYİN…
Bir iş çalıştırırken, benim gibi yüzlerce e-posta alabilirsiniz. Yapılacaklar işler listelerimde kalabilmek ve gerçekten işlerimi hallettiğimden emin yapmak için sadece günün belirli saatlerinde ve bloklarında e-postalarımı okuyorum. Okuduğum postamda o mesaj benim için bir iş yaratıyor ve onu o an halledecek durumda değilsem, hemen onun için uygun yerine gidiyor. Ertesi gün e-postamı açtığımda kalabalıklaşan yeni e-posta kutumda onu görmüyorum. E-posta yığıntısını görmemek güzel ve rahatlatıcı bir şey. Ne zaman o işleri yapacaksam o ayırdığım postanın nerede olduğunu kolaylıkla buluyorum. E-posta klasör yönetimiz de sizinde iş akışınızın bir yapısallık kurgulamalısınız.
BEYNİNİZ İÇİNDE MOLA VERİN..
İş günü sırasında verimliliği artırmak için çok zor geçeceğini düşündüğünüz günün öncesinde zihniniz şarj ediyorum. O günün öncesi, telefonum ve bilgisayarımla uğraşmıyorum. Zihnime dinlenme molası veriyorum. Zorlu bir gün öncesi böyle modun çıkmak çoğu zaman zor olabilir. Hiç bir şey ile uğraşmasanız da bu çalışma modundan çıkmak zor olabilir. Ben bunun çaresini,o akşam dikkatimi başkaca bir işe vermekle buluyorum. Örneğin evde yenilemeyi düşündüğüm bir uğraşı buluyorum. Bu farklı uğraşılar, hem yapmam gereken işlerimi tamamlatıyor ama aslında önemli bir gün olacak gün için zihnimi dinlendiriyorum. Dinlenmiş zihnim, nasılsa ofise gittiğimde yeniden o iş için kendini yeniler..
YIĞINTILARI AZALTIN..
Bazı seminerlerimde “Dağınık masa yaratıcı aklın bir işaretidir” diyenlerle karşılaşıyorum. Dağınık masa ancak verimliliği azaltır ve stresi artırır. Ben notlarımı kağıtlarda tutmak yerine dijital ortamlarda tutuyorum. Dijital çağda, bir notu kağıda yazmak ve sonra bunu dijital ortama taşımak çoğu zaman ikinci bir iş olabiliyor. Ancak genede gelen kağıt bazlı yazıları bir masa üstü tarayıcı ile dijital ortama taşımak daha akıllıca oluyor. Çoğu insan, bir tarayıcı ve yazıcıya yatırım yapmayı ihtiyaç olarak görmeyebilir ancak işlerin taşınacağı/saklanacağı ortam tercihi açısından önemli verimlilik aracıdır.
TOPLANTI SALONU HENDEĞİNE DÜŞMEYİN..
Bir çoğunuzun da yaşadığı o ertelenemez toplantılarda, o anlarını kısaltın veya yüksek öncelikli iş/projeler için zamanı boşaltın. Toplantı süresine müdahale etme durumunuz yoksa, boşluklarında yapabileceğiniz bir şeyleri bulun. Bunda hatırlatıcılarınız size en büyük kolaylık. O ortamlarda yapabileceğiniz şeyleri gözden geçirin. Ben aralarda,hatırlatıcılarımda olan ve o odada olan kişiyle olan işimi, ya da telefon işlerimi halletmeye çalışıyorum.
EĞLENCELİ KALIN..
“Hepimiz iş çalışmalarımızda ciddi olmamız gerekir.Doğru.. ama kimse kasvetli olması gerektirmiyor. Ciddi çalışmalarda eğlenceli olabilmeli. Zor durumlarda olumlu kalmak büyük ölçüde verimliliği etkiliyor. Ben son derece öfkeli, sinirli ya da kızgın olduğumda “Hatta, ben sevinçleri ve kendi iş çalışan olumlu bileşenleri hakkında düşünüyorum.
BAŞARISIZLIKTA TERS SIÇRAMAYI ÖĞRENİN.
“Başarısızlık … sırasında çoğu kişi bir değerlendirme yapmaz (mazeret ve şikayetlerde boldur) .Başarısızlık değerlendirmelerim sırasında, ben neyin işe yarayıp yaramadığı gibi değerlendirmeler yapıyorum. Ve bunları görebilmek bir sonraki çalışmalarıma kılavuz oluyor. Burada kendimi objektif değerlendirmek ve yararlı/yararsız eylemlerimi not alıyorum. Not almaya başladığımda daha derin düşünceler ve ön görmediğim unsurları da buluyorum. Bir daha ki süreçlerde, bu kendime çıkarttığım dersleri uygulayarak ve ilerlemeler yapıyorum.
Benim için üretkenlik anahtarı, her gün ileriye adımlarla yürümek.
Sizin sırlarınız var mı? Paylaşın. -Soner Duray – PBM Yaratıcısı