Zaman, gerçekten insanın sahip olduğu tek sermayedir ve boşa harcayamayacağı bir şeydir. (bunu – Amerikalı mucit Thomas Edison diyor)
Gün içinde dağınıklık nedeniyle fazla zaman harcıyor musunuz? Belki de, yanlış yerleştirilmiş bir dosyayı aramak için beş dakika, önemli bir toplantıyı detaylandıran bir e-posta arayan beş kişi ve belki de bugünkü yapılacaklar listesinin 10 dakikadan fazla bir kısmını, masanızdaki kağıt yığınlarında kaybolarak geçirirsiniz.
Bilmeden önce, gün boyunca bulamadığınız şeyleri aramak için bir saat geçirdiniz. Ve bu sadece bir gün! Her hafta, her ay ve her yıl ne kadar zaman kaybettiğinizi hayal edin!
Birçok insan dağınıklık ile mücadele eder. Ve bazıları, kaosun ortasında başarılı olabileceğini düşünürken, bu düzensizlik, yüksek bir bedele mal olabilir. Düzensizlik, bizi her zaman istediğimiz promosyondan geri alabilir. Yaratıcılığımızı engelleyebilir, yaşamlarımıza stres katabilir ve olabildiğince verimli ve etkili olmamızı engelleyebilir
Gününüzde İşinizi Organize Edin
Örenğin bir dizüstü bilgisayar kullan – Pek çok organize insanın kullandığı bir strateji, bir dizüstü bilgisayarla çalışmaktır. Bu defter, düşünceleriniz için ve gün boyunca yaptığınız şey için bir “yakalama” gibidir.
Örneğin, bir meslektaşınızla veya telefonda bir müşteri ile konuşurken not almak için not defterinizi kullanın. Çalışıyorsanız ve patronunuza bir şey söylemeyi hatırlamanız gerekiyorsa, not defterinize yazın. Öğleden sonra bir beyin fırtınası oturumu varsa, fikirleriniz de oraya gidebilir.
Bir not defterinin avantajı, tüm düşüncelerinizi, konuşmalarınızı ve fikirlerinizi tek bir yerde tutmanızdır. Ve bir şeyler yazıldığında, her şeyi hatırlayarak zihinsel enerjiyi harcamanıza gerek yok!
Her gün yeni, tarihli bir sayfa başlatmak yararlı olur. Bu sayede kolayca geri dönüp ihtiyaç duyduğunuz bilgileri bulabilirsiniz.
Gününüzün ilk 15 dakikasında organize olun – Sabah ofise girdiğinizde, ilk 15 dakikayı o gün yapmak için neye ihtiyacınız olduğuna bakarak geçirin. Eylem Programınızdan “Sonraki Eylemler” listesi ile başlayın. , eğer varsa – veya Yapılacaklar Listesi yapın , en önemli önceliklerinizle tepede. Bu, ilk önce hangi görevlerin en önemli olduğu ve daha sonra öğleden sonra tamamlayabileceğiniz şeylerin sağlam bir kavrayışını verir.
Bu organizasyon süresi boyunca, en iyi işinizi ne zaman yaptığınızı bilmek de yararlı bir planlama aracı olabilir.
Bu bir Sabah Görevi mi?
Masaüstünüzü temizleyin – Masaüstünüz genellikle “tümünü yakalama” bölgesi olabilir. Eski kağıtlar, gelecekteki projeler, şu anda kullanmakta olduğunuz dosyalar ve henüz koymadığınız kağıt yığınları var. Bazı insanlar dağınık bir masala daha iyi çalıştıklarını hissetmelerine rağmen, çoğu insan için rahatsız edici ve engelleyici.
Organize olmak istiyorsanız masaüstünüzü temizleyin akıllı bir stratejidir. Bu zaman alıcı bir iş olabilir, bu nedenle günün sonunda veya haftasonunda bunun üzerinde çalışmak en iyi olabilir. Bunu yavaşça yapmanız önemlidir, özellikle masanız çok darmadaksa!
Masanızdaki her şeyi temizleyerek başlayın. Dosya Kullanmayı bitirdiğiniz kağıtları ve raporları ve ihtiyacınız olmayan her şeyi geri dönüştürün. Ofis malzemeleri bir çekmeceye veya dolaba gitmelidir.
Kalan öğeler muhtemelen ihtiyaç duyduğunuz dosya ve belgelerdir.
Masanızda bir “eylem alanı” oluşturun – Şu anda üzerinde çalıştığınız projeyi tamamlamak için ihtiyaç duyduğunuz malzemeler için bu alanı kullanın. Her bir “eylemi” tamamlar tamamlamaz, bir sonraki görevinize hazırlanmak için bu alanı temizleyin.
YAZININ DEVAMI>>
Sık kullandığınız malzemeleri veya dosyaları düzenleyin
Daha sık bir şey kullanırsanız, size daha yakın olmalıdır. Masanızı, göründüğü gibi değil, kullanışlılık için düzenleyin.
Masanızı nasıl organize ediyorsunuz? Her günün sonunda, masanızı temizleyerek ve organize tutarak beş dakikayı harcayın. Bu sayede ertesi gün temiz ve düzenli bir yüzey ile çalışmaya başlayabilirsiniz.
Organizasyon Araçları
İnanılmaz bir teknolojide yaşıyoruz. Organize olmak için kullanalım! Dijital takvimleri veya planlayıcıları kullan – Birçok kişi programlarını düzenlemeye yardımcı olmak için bunları kullanır. Bunlar sizi görevde tutmak için çok yardımcı olabilir!
Örneğin, Outlook ve iCal gibi birçok dijital takvim, görevleri renk kodlamanıza izin verir. Acil için kırmızı, uzatılmış son tarihler için yeşil ve düşük öncelikli görevler için mavi kullanabilirsiniz. Gününüzün renk kodlaması, önce yapmanız gerekenleri hızlı bir şekilde görmenize yardımcı olur.
İlerlemenizi takip etmek için bir e-tablo kullanın – E-tablolar yararlıdır, çünkü görevler teslim tarihlerine yaklaştıklarında sizi uyaran koşullu biçimlendirmeyi kullanabilirsiniz. Sonuç olarak, programda hangi öğelerin göründüğü veya bulunmadığını bir bakışta görebilirsiniz. Bu özellikle bir ekiple çalışırken ve insanların ilerlemesinin farkında olmak gerektiğinde yararlıdır.
Kişisel Organizasyon Yönetimi
Kendinize bir ödül verin – Organize kalmanın zor olduğunu düşünüyorsanız, kendinize bir ödül teklif etmeyi deneyin. Örneğin, yapılacaklar listenizde dört şeyi tamamlarsanız, bir fincan kahve ile kendinizi ödüllendirin ya da internette gezinmek için 10 dakikalık boş zamanınızı kullanın.
Bir takvim kullan – PDA’nızda bazı şeyleri ve masa planlayıcınızdaki bazı şeyleri girerseniz, muhtemelen önemli randevuları ve görevleri kaçırırsınız.
Küçük görevleri planlayın – Bir görev veya proje önceden harekete geçmeyi gerektiriyorsa (personel toplantısı için simit ve kahve toplamak gibi), o zaman bu görevleri planlayıcınıza da planlayın. Bu, herşeyi yapmak için yeterli zamanı ayırmanıza yardımcı olur.
Belgelerinizi tarayın – Çok sayıda dosya dolabı bulunan bir ofisi sevmiyorsanız, o zaman neden tüm belgelerinizi taratıp bilgisayarınızda saklamıyorsunuz? Bir kişisel asistanınız varsa, bu görevlendirmek için harika bir görev olacaktır. Değilse, her gün birkaç belge taramaya çalışın ve sonunda tüm proje belgelerini uzun vadede tarayın.
Beğendiğiniz düzenleme araçlarını seçin – Size görsel veya duygusal bir düzeyde hitap eden ürünler seçin. Örneğin, günlük olarak bir not defteri kullanmaya karar verirseniz, gerçekten hoşunuza giden hoş bir satın alın. Araçlarınız görsel olarak çekici ve rahat olduğunda bunları kullanma olasılığınız daha yüksektir.
Anahtar noktalar
Düzensizlik size kariyer gelişimine mal olabilir, verimliliğinizi azaltabilir ve hayatınıza stres katabilir. Örgütlenmeye zaman ayırma ve çaba sarf etme, uzun vadede size muazzam bir şekilde yardımcı olabilir.
Konuşmaları, fikirleri ve hatırlatıcıları takip etmek için düzenli olarak bir not defteri kullanarak başlayın. Her gün temiz bir masa ve organize bir yapılacaklar listesiyle başlayın. Programınızı ve projelerinizin sorunsuz çalışmasını sağlamak için teknolojiyi kullanın. Renk kodlaması ve sesli alarmlar gibi özellikler, randevuları veya teslim tarihlerini kaçırmadığınızdan emin olmanıza yardımcı olabilir.
Bu site size mutlu ve başarılı bir kariyer için ihtiyaç duyduğunuz becerileri öğretir; ve bu, PBM’de bulabileceğiniz birçok taktik ve öğretilerden sadece biridir. Ücretsiz bültenimize abone olun, bize katılın ve kariyerinizi güçlendirin!