İster sıkıntılı olsun isterse “ıslık çalıp” eğlenerek, e-posta gelen kutunuzda postaları kontrol etmek ve organize etmek için belli zamanlar harcarız. Bu gözden geçirmeler çoğu zaman düzenli bir görev haline de gelir. Eğer gelen kutunuzu bir süre açmadığınız dönemlerde de, karşınıza binlerce birikmiş mesajlarla karşılaşırsınız. (offf!)
Özel mail adresleri dışında iş amaçlı kullandığımız mail adreslerinin gelen kutusu” düzenli yönetmek ve doğru zamanlı yazışmalar artık kritik olmuştur. Çoğu insanın iletişimlerinde en önemli kanallı olan e-posta yönetmede “doğru yolu” kişinin kendi yönetim tarzı ve kararlarına bağlı gibi gözükse de en iyi karar yönetmede sizlere en popüler ve başarılı stratejileri önerilerimizi özetledik.
1. LİFO: Son giren, ilk çıkar.
Bu teknikle en yeni gelen postaların, öncelikli eylemi esas alınmaktadır. Çoğu insan gibi (alınan en son e-posta ile başlayarak) e-posta yukarıdan aşağıya doğru okuma en yaygın kullanılan yoldur.
Bu post yönetim tarzı son derece kullanışlı gibi gözükse de stratejinin iki temel riskleri vardır. İlk risk ve yüksek olasılıkla tutarsız tepkiler verilerek işlem yapılmasına neden olabilir. Eğer e-postanızı incelemede çok fazla zamanınızın olmadığı anlarda ve yüksek olasılıkla yıldırım hızlı cevap verilir . Meşgul olduğunuz veya toplantı günlerde iletiler yığılacak ve her yeni e-posta gönderiminde diğerleri son gönderinin altında gömülü kalacaktır.
İkinci risk ise son gelenden başlayarak kontrollerde bazı geçmiş bilgi ve fırsatları kaçırma olasılığıdır. Eğer bu stratejiyi kullanıyorsanız ve riskleri azaltmak istiyorsanız, size ters kronolojik yaklaşımı (elverişli aşağıda özetlenen) geçmenizi ve haftada bir kez bir saat ya da iki önleyici taktik önerebiliriz. Aşağıdaki önerilerle bazı eski postaları temizlemeniz gerekir.
2. Ters Kronoloji
Bu yaklaşım LİFO tersine, ilk eski e-postalar ile ilgili demektir. Eğer Gmail kullanıyorsanız, sadece sağ üst köşedeki e-posta sayacı tıklayarak, gelen kutunuzun sıralama geçiş yapabilirsiniz.
Bu strateji ile üzerinde yoğun çalışmanız gereken önemli postaları önemli olarak işaretlebilirsiniz. Önemli postalar her zaman karşınızda olacaktır. Ancak, bu stratejinin bir dezavantajı var. Eğer düzenli gelen ve her zaman hızlı yanıt vermeniz gereken acil e-postaların olduğu bir iş konumunda çalışıyorsanız, ters kronolojik yaklaşım almak riskli olabilir. Bu durumda işiniz sırasında LİFO ile bu stratejiyi birleştirebilirsiniz.
3. Dünkü kutu
Bu stratejin bir gün önce alınan e-posta ile tümüne odaklanmaktır. Senin ‘yapılacak işler’ listesin her gün sadece bir gün öncesine göre hazır olduğundan, e-posta gelen kutunda da bir önceki güne göre (dolayısıyla, ‘dünkü kutu’) ‘dir. Güne başlarken, senin dünden her e-posta üzerinde çalışma veya kaldırmak gibi ilerleme duygusu vardır. Bu nedenle e-postada ilk çalışma anlarında bir önceki günü sıfırlamak için üzerinde çalışmak gerekecektir. Bazı e-postlar üzerinde anlık sonuçlandırmanın ötesinde daha uzun süreli çalışmalar gerekeceğinden aslında tam anlamıyla tamamlanmış duygusu olmayacaktır.
Her gün çok adımlı takip gerektiren e-postalar sırasında, yine gelen kutusunda kendinizi boğulmuş gibi hissedebilirsiniz. Bu konuda mail saklaması ve işlemesindeki kuracağınız yapısallık (arşivleme-Hatırlatıcılar) hayati önemdedir. Dünkü postanızın kontrol ve işlemleriyle çok adımlı e-postaları bir yerlerde saklamayı geliştirmek bir sonraki günde gözden geçirilecek postayı azaltacaktır. Azalan kontrol miktarı size kendini boğulma hissinden kurtaracak ve kendinizi daha rahat hissetmenizi sağlayacaktır. Bu stratejide işlenecek e-posta hedefleri aynı kalır. Kolaylıkla işlenen e-postalardan sonra önemli postalara daha iyi zaman ayırabilirsiniz. Örnek Dün 25 e-posta mı aldınız? Tamam, bu sizin bir saat zamanınız alabilir. Peki başka bir günde 70 e-posta geliyorsa ? Bunu önceden planlama ve yönetme hacmi için ek süre harcamayı engelleyebilirsiniz.
4. Gelen Sıfır
Bu strateji gelen kutunuzu her zaman % 100 boş tutma stratejisidir. Bunun bazı önemli faydaları vardır. Gelen kutusunda her şey zamanında ele alınır. Bir posta üzerinde çalışılmadan önce defalarca (ortalamada 3 kez okunur) okuma çabasından kurtulursunuz. Bu strateji e-posta iletişimine önem verenler için (tam kontrollü) kullanıcıları için iyidir. Bu konuda liste düzenleyicileri kullanmak iyidir (PBM’ de öğretildiği gibi!)
Bu yazıda bir ipucu:
Gelen Sıfır gelen kutusunda Gmail kullanıcıları için Boomerang , seçtiğiniz tarih ve saatine kadar gelen kutunuzun dışına mesajlar dosyalar, cevaplama ve sonrası içinde ne kadar ertelenmesindeki kararınız olanak sağlayan bir uygulamadır. Deneyin
Eğer mail iletişim trafiği ile iş hayatı içinde yaşıyorsanız, PBM iş tasarımda öretiler içinde yer alan e-posta yanıtlama teknikleri ,adım adım e-post takibi, e-post klasör ve etiketleme stratejisi, delegasyon mailleri vb. gibi uygulamaları PBM seminerlerinde öğrenebilir ve hatta deneysel yaşayarak yaşayabilirsiniz.
Öneri; Her yöntemi kendinizde denedikten sonra, kendiniz için en uygun strateji seçerek, kendi üretkenliğiniz de yeni bir alışkanlık (veya vazgeçirmek) tercihinizi elde edinebilirsiniz. Bu stratejilerde karma (karıştırma) ve eşleştirme yaptıktan sonra kendin için en uygunun hangisinin olduğunu görebilirsiniz.
“0” gelen uygulamasında bir süre çaba sarf edebilirsiniz (toparlanma süreci) ancak bu uygulama yaşamaya başladığınızda sizde stres kaynağı yaratmadığını ve kendinizi gün başlangıcından itibaren daha rahat hissetmeye başlayacağınıza emin olabilirsiniz. Siz gece uyurken yeni 30 posta gelse bile hızlı bir kontrol için ekranınızda hepsini görebilirsiniz. Üstelik önceden tanımladığınız kısa yollar ve otomatikleştirme ( Biz bunu sözü çok severiz) sayesinde çok daha hızlı.
E-posta yönetiminde hangi stratejiyi uygulayacaksınız? Bilinçli, kontrol altında bir e-post yönetimiyle başarılı iletişimler mi? Yoksa gelen kutusunda her gün aynı mücadeleleri veren bir köle mi? Karar sizin…